AKV - Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen

Damit das "Organisationsgetriebe" reibungslos läuft, müssen die verschiedenen Rollen in einer Unternehmung wie Zahnräder ineinander greifen. Die Rollen müssen deshalb mit klaren Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen definiert werden.

Produkte und Dienstleistungskatalog

Produkte und Dienstleistungen (blau) orientieren sich an den Strategien und Leitsätzen und befriedigen die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden.

Welche Produkte und Dienstleistungen angeboten werden und wie sie positioniert werden, beeinflusst maßgeblich die operativen Entscheidungen und die Strukturen eines Unternehmens - auch in öffentlichen Verwaltungen.

"Erst wenn wir wissen, was wir machen, können wir uns darum kümmern, wie wir es machen - und besser werden."

Prozesse

Damit die definierten Produkte und Dienstleistungen erbracht werden können, sind verschiedene Einzeltätigkeiten in der Regel in einem bestimmten Ablauf (Prozess) erforderlich.

Ein Prozess ist (im Gegensatz zu einem Projekt) ein wiederkehrender Arbeitsablauf mit dem Ziel, möglichst effizient einen hohen, nachhaltigen (internen oder externen) Nutzen zu erbringen. Im aktuellen Trend der digitalen Transformation ist Automatisierung wichtiger Teil von Prozessmanagement.

"In jedem Unternehmen gibt es sich wiederholende Abläufe. Die Frage ist deshalb nicht, ob Prozessmanagement stattfindet, sondern nur in welcher Form - koordiniert oder unkoordiniert."

Das Management muss sicherstellen, dass die Prozesse möglichst effizient und sicher gestaltet und die beschränkten Ressourcen möglichst effektiv eingesetzt werden. Ein effektives Reporting / Controlling hilft, die richtigen organisatorischen Massnahmen zu treffen.

Rollen

Rollen in einer Unternehmung sind Stellen, Gremien und Fachapplikationen und damit die kleinsten Einheiten in einer Organisation. Sie beinhalten eine Vielzahl an Spezifikationen, welche die Einordnung in die Organisation, die Schnittstellen zu anderen Rollen sowie die Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen regeln. Rollen müssen wie Zahnräder ineinandergreifen, damit das "Organisationsgetriebe" reibungslos läuft.

"Fachanwendungen werden immer "intelligenter". Mitunter treffen sie bereits selbstständig Entscheidungen. Warum sollen also nicht auch für sie eigene Rollenprofile erstellt werden?"

Die Einzeltätigkeiten oder Teilschritte der Prozesse sind so zu gruppieren und den verschiedenen Rollen zuzuweisen, dass sinnvolle Profile entstehen. Die Rollenprofile bilden Grundlage für die qualitative Ressourcenplanung (Personal, IT). Mit diesem Schritt werden das Prozess- mit dem Personalmanagement und die Aufbau- mit der Ablauforganisation verknüpft und die Personalentwicklung systematisiert.

"Rollen müssen attraktiv sein, um sie adäquat, kostengünstig und langfristig besetzen zu können."

Hierarchie

Sind die Rollen definiert, werden sie für eine einfach verständliche Ordnung hierarchisch gegliedert. Gremien und Stellen bilden dabei die kleinsten Organisationseinheiten.

"Je besser Prozesse und Rollen (AKV) definiert sind, desto weniger Schiedsrichterentscheide sind erforderlich und umso mehr können sich Führungskräfte um höhere Flugebenen - um effektive Strategien - kümmern."

Ressourcen

Das Produkte- und Dienstleistungsangebot definiert die benötigten Ressourcen: Mitarbeitende, IT, Immobilien, Fahrzeuge, Werkzeuge, Maschinen und Rohstoffe.

"Die Finanzen sind als "Joker-Ressource" zu verstehen, mit welcher alle anderen Ressourcen - unter Vorbehalt - beschafft werden können."

Vorgabe- und Nachweisdokumentation

Dokumentierte Strukturen garantierten Transparenz, eine hohe Stellvertretertauglichkeit und vermindern Diskussionen über Abläufe und Zuständigkeiten. Ein ablauforientierter Registraturplan hilft, die Vorgabe- und Nachweisdokumentation systematisch zu erstellen.

"Das Reglementarium der Organisation sollte sich an möglichst effizienten und sicheren Prozessen ausrichten und nicht die Prozesse an einer verstaubten Vorgabedokumentation."