Dokumente

Ein Dokument ist eine Sammlung von Informationen zu einem bestimmten Zweck zu einem bestimmten Zeitpunkt. Eine Dokumentation umfasst meist mehrere Dokumente und andere Daten, welche einen Sachverhalt erklären.

Grundsätzlich kann unterschieden werden zwischen:

• Vorgabedokumentation
  Die Vorgabedokumentation umfasst Informationen zu Regeln hinsichtlich Prozessen, Rollen (Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen) und Hierarchien.
• Nachweisdokumentation
  Die Nachweisdokumentation umfasst Arbeitsergebnisse; Dokumente und Informationen über Massnahmen zur Steuerung der Unternehmung und über alle Geschäftsfälle.

Jede Unternehmung steht vor der Herausforderung, die gleichen Daten und Dokumente verschiedenen Rollen in verschiedenen Prozessschritten zur Verfügung zu stellen; dies möglichst ohne Doppelführung von Daten und Dokumenten und ohne Prozessbrüche oder Schnittstellen.

Vorgabe- und Nachweisdokumentation im Qualitätsmanagement

Im Qualitätsmanagement kann sich die Dokumentation wie folgt zusammensetzen:

Damit diese vielseitigen Information von den Mitarbeitenden berücksichtigt werden, müssen sie rechtzeitig und stets im richtigen Organisationskontext zur Verfügung stehen.

"Das Reglementarium der Organisation sollte sich an möglichst effizienten und sicheren Prozessen ausrichten und nicht die Prozesse an einer verstaubten Vorgabedokumentation."

kokpit stellt die organisatorischen Infos aus den geführten Daten zur Verfügung oder verknüpft entsprechende Dokumente im richtigen Organisationskontext. Die Dokumente können dabei direkt in kokpit abgespeichert werden oder kokpit verlinkt auf Dokumente in Drittapplikationen.

Dezentrale Ablage in Fachapplikationen

In einer Organisation sind in der Regel eine Vielzahl von verschiedenen Fachapplikationen im Einsatz. Viele davon benötigen Vorlagedokumente, sie erstellen Dokumente im Sinne von Nachweisdokumentationen oder dienen selbst als Dokumentenablage. Damit Dokumente unter der Gefahr von Versionenkonflikten nicht mehrfach geführt werden, ist zu definieren, in welcher Applikation welche Dokumente geführt werden. Leitende Fragen dafür können sein:

• Mit welchen Prozessen stehen die Dokumente in Verbindung bzw. in welcher Fachapplikation werden diese Prozesse abgewickelt?
• Mit welchen Objekten stehen die Dokumente in Verbindung und in welcher Fachapplikation werden diese Objekte geführt (z.B. Service- und Wartungsverträge)?
• Mit welcher Fachapplikation können die Dokumente automatisiert erstellt werden?
• Bei wem liegt die Dokumentenhoheit und wer benötigt Zugriff auf die Dokumente?
• Welche Aufbewahrungspflichten bestehen für die Dokumente und sind sie archivwürdig?

Daten- und Dokumentenmanagement-System

Ein Daten- und Dokumentenmanagement (DMS) ist die datenbankgestützte Verwaltung von elektronischen Dokumenten und Daten mit dem Ziel, diese organisationsweit für Personen und Fachapplikationen zugänglich zu machen, zu versionieren und zu archivieren.

Ein DMS kann die Mehrfachführung und damit die Gefahr von Versionenkonflikten und veralteten Daten minimieren und die Prozesseffizienz steigern. Bei einer Zentralisierung von Dokumenten und Daten ist jedoch der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit besondere Aufmerksamkeit zu schenken.

Dokumente und/oder Daten liegen dabei in einem zentralen "Dateneimer". Auf die Dokumente und Daten können die Mitarbeitenden entweder direkt über das DMS oder via eine Fachapplikation zugreifen. 

Im DMS müssen z.B. Zugriffsberechtigungen und Archivierungs- bzw. Aufbewahrungsfristen geregelt werden. Sämtliche Fachapplikationen der Unternehmung, welche angebunden werden sollen, müssen die gleichen Schnittstellenanforderungen erfüllen, was die Pflege von unterschiedlichen Schnittstellen vereinfachen kann.

Kennen Sie die Datenflüsse in Ihrem Unternehmen?

"Eine Applikationslandkarte mit eingezeichneten Schnittstellen schafft Übersicht."