Mit klaren Zuständigkeiten bzw. Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen werden Effizienz gewährleistet und Reibungsverluste und Frustration bei den Mitarbeitenden vermieden. Der Registraturplan dient nicht nur der Dokumentenablage, er beinhaltet sämtliche Produkte und Dienstleistungen der Unternehmung (Grafik "Übersicht Prozesse nach Registraturplan").

Werden einzelne Projektschritte (Grafik "Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortungen") definiert und an Stellenprofile zugewiesen, können Stellenbeschriebe automatisiert werden. Organisation und Personalmanagement werden miteinander verbunden. Wo nötig helfen zusätzliche Workflows, z.B. nach BPMN 2.0.